Jak generovat a posílat vstupenky hostům

Chcete pozvat partnery, média nebo VIP hosty?

V systému si můžete jednoduše vygenerovat a posílat vstupenky zdarma, které budou označené jako HOST.
Volná vstupenka je plnohodnotná vstupenka s QR kódem, která slouží k bezplatnému vstupu na akci.
Má svou platnost i podmínky využití, liší se pouze tím, že se za ni neplatí.

Jak funguje zvaní hostů online

Vstupenku s označením HOST můžete poslat na vlastní kontakty. Do zprávy lze přidat osobní pozvání i praktické informace – například čas otevření vstupu, místo konání, pokyny k parkování nebo jiné důležité údaje. Příjemce si vstupenku jednoduše stáhne a s QR kódem se prokáže u vstupu. Tato vstupenka zdarma funguje stejně jako placená.

Návod na vstupenky bez místenky

1. Přihlaste se se do pořadatelského rozhraní, otevřete detail akce a přejděte na záložku „Návštěvníci“.

2. Klikněte na tlačítko „Pozvat hosty“.

3. Zobrazí se dialogové okno, kde si můžete vybrat, zda chcete hosty pozvat přímo pomocí formuláře, nebo nahrát vlastní XLS soubor s kontakty.

4a. Pokud využijete formulář, do prvního sloupce uveďte e-mail hosta a do druhého sloupce počet vstupenek, které má host obdržet. Chcete-li přidat více hostů, klikněte na tlačítko „Přidat“:

4b. V Pokud chcete nahrát vlastní tabulku, postupujte stejně – v prvním sloupci uveďte e-mail hosta, ve druhém sloupci počet vstupenek. Tabulku poté uložte ve formátu XLSX a zvolte možnost „Pomocí tabulky Excel“. Nahrajte soubor dle pokynů:

5. Jakmile se vstupenky načtou, klikněte na modré tlačítko „Pokračovat“. Data se uloží do systému a zobrazí se žádost o potvrzení.

7. Po potvrzení seznamu si zvolte typ vstupenky, který chcete poslat (pokud prodáváte více druhů vstupenek). Můžete také přidat poznámku pro hosty – text, který se zobrazí v e-mailu s pozvánkou. Toto místo můžete využít například pro osobní poděkování, doprovodné pozvání nebo praktické pokyny. Vstupenky pak kliknutím na modré tlačítko odešlete. 

Všem hostům dorazí e-mail, který bude obsahovat PDF se vstupenkou označenou HOST a s cenou 0 Kč. Odbavíte je stejně pohodlně jako platící návštěvníky.

Jak odeslat vstupenky s místenkovým sezením

1. Vyberte místa, která chcete hostům vyhradit

• Jděte do detailu akce a otevřete záložku "Místa".
• Vyberte konkrétní místa, která chcete vyhradit pro hosty, a zablokujte je z prodeje.
• Zablokovaná místa vyberte myší a klikněte na zelené tlačítko EXPORT PRO GUESTLIST – tím si stáhnete .XLSX soubor do počítače.

• Pokud potřebujete vstupenky vygenerovat pro vlastní potřebu, můžete si uložit PDF se vstupenkami kliknutím na zelené GENEROVAT PDF HOST na pravé straně:

 

2. Připravte si seznam hostů

• Otevřete .XLSX soubor v Excelu (PC), Numbers (MacOS) nebo LibreOffice.
• Do prvního sloupce doplňte e-mailové adresy hostů.
  • Každý řádek odpovídá konkrétnímu místu v sále.
• Pokud chcete všechny vstupenky zaslat jednomu hostovi, zadejte na každý řádek stejný e-mail.

• Uložte soubor.

3. Nahrejte seznam hostů a vstupenky odešlete

• Otevřete detail akce a přejděte na záložku „Návštěvníci“.
• Klikněte na tlačítko „Pozvat hosty“.
• V zobrazeném dialogovém okně si vyberte, zda chcete hosty pozvat přímo pomocí formuláře, nebo nahrát vlastní XLS soubor s kontakty.
• Zvolte možnost „Pomocí tabulky Excel“ a nahrajte připravený soubor.

• Po načtení vstupenek klikněte na modré tlačítko „Pokračovat“. Data se uloží do systému a zobrazí se žádost o potvrzení.
• Po potvrzení seznamu můžete zvolit typ vstupenky, přidat vlastní poznámku a následně vstupenky odeslat hostům. Stejně jako u pozvánek bez místenkového sezení můžete poděkovat, pozvat hosty nebo doplnit praktické informace:

• Kliknutím na tlačítko "Odeslat" vstupenky udešlete. 

Kde najdu přehledy všech pozvaných hostů

• Seznam hostů najdete jednoduše v záložce "Návštěvníci". Zobrazit si jej můžete jak v exportu vstupenek, tak v exportu kontaktů.

Tištěné vstupenky zdarma na pokladně

Pokud používáte naši virtuální pokladnu, můžete si vstupenky zdarma pro hosty nebo partnery akce i vytisknout. Více informací najdete v naší nápovědě: Tisk vstupenek zdarma na pokladně

____________

Více praktických informací k pozvání hostů na našem blogu: Pozvánka formou vstupenky – snadno a zdarma

Potřebujete poradit s hromadným odesláním volných vstupenek nebo s textem pozvánky? Napište nám na [e-mail].